Työaikalaskenta, yötyön huomioiminen

Työajan suunnittelu sekä muu kellonaikojen käsittely Excelissä on usein haastavaa, sillä laskennassa tulee huomioida paljon muutakin kuin pelkkä tuntien ynnääminen yhteen. Tässä artikkelissa esitellään yksi tapa huomioida laskennassa yötyö ja siihen liittyvä palkanlisä.

Laskennan monimutkaisuus tässä esimerkissä johtuu siitä, että työaika saattaa alkaa iltapäivällä ja päättyä yöllä, jolloin vain osa työajasta on yötyötä. Lisähaastetta tuo myös se, että työaika voi osua keskiyön molemmille puolille.

Esitiedot:

  • Ratkaisussa hyödynnetään Excelin tapaa tallentaa päivämäärä desimaalilukuna. Esimerkiksi ajankohta 16.3.2018 klo 16:30 tallentuu Excelissä pinnan alla muotoon 43174,6875, jossa kokonaisluku ilmoittaa päivämäärän ja desimaalit kellonajan. Laskenta lähtee liikkeelle luvusta 0, joka on 0.1.1900 klo 0:00.
  • Funktio KOKONAISLUKU() pyöristää aina alaspäin, joten sillä saadaan laskennassa helposti päivämäärä sekä vuorokauden alkuhetki.
  • Pelkkä kellonaika saadaan aikatiedosta, kun siitä vähennetään vuorokaudet pois:
    = AjankohtaKOKONAISLUKU(Ajankohta)

Avaa esimerkkitiedosto Työaikalaskentaa (.xlsx 15kt), jotta alla olevia kaavaselityksiä on helpompi seurata.

 

Kuva: Työaikalaskentaa Esimerkkitiedoston sisältö

Ensimmäisessä osassa kaavaa tarkastellaan tilannetta, jossa työaika alkaa ja päättyy saman vuorokauden aikana:
= JOS(KOKONAISLUKU([@Alku]) = KOKONAISLUKU([@Loppu])  ;

Jos työaika alkaa ennen yön päättymistä; aamuyön yötyötä on aika työn alkamisesta yön päättymiseen; muuten yötyöaika on aamuyöllä 0:
JOS([@Alku]KOKONAISLUKU([@Alku]) < _yöLoppu  ;  _yöLoppu[@Alku] + KOKONAISLUKU([@Alku])  ;  0)

Aamuyön ja illan yötyömäärät lasketaan yhteen:
+

Jos työaika päättyy yön alkamisen jälkeen; illan yötyö on aika yön alkamisesta työvuoron päättymiseen, muuten yötyöaika on illalla 0:
JOS([@Loppu]KOKONAISLUKU([@Loppu]) > _yöAlku  ;  [@Loppu]KOKONAISLUKU([@Loppu])_yöAlku  ;  0)

Päivitys 28.7.2020: Jos tehdään vain yötyötä, tulee kaavassa vähentää yön päättymisestä työvuoron päätösajankohta:

JOS([@Loppu] KOKONAISLUKU([@Loppu]_yöLoppu ; _yöLoppu[@Loppu] + KOKONAISLUKU([@Loppu]) ; 0)

Jos yhtään työtä ei osu yöajalle, yötyön määrä on nolla:
;  0)

Molemmat osat alkavat JOS()-funktiolla, joten osat voidaan laskea yhteen:
+

Toisessa osassa tarkastellaan tilannetta, jossa työaika alkaa ja päättyy eri vuorokausina. Niissä tapauksissa yötyötä on pakko olla, sillä työaika ylittää keskiyön:
JOS(KOKONAISLUKU([@Alku])  <  KOKONAISLUKU([@Loppu])  ;

Jos työaika alkaa ennen yön alkua; illalla yötyötä on aika yön alkamisesta keskiyöhön; muuten illalla yötyötä on aika työvuoron alkamisesta keskiyöhön:
JOS([@Alku]KOKONAISLUKU([@Alku]) < _yöAlku  ;  _keskiyö_yöAlku  ;  _keskiyö[@Alku] + KOKONAISLUKU([@Alku]))

Illan ja aamuyön yötyömäärät lasketaan yhteen:
+

Jos työaika päättyy yön päättymisen jälkeen; aamuyön yötyötä on aika keskiyöstä yön päättymiseen; muuten aamuyön yötyötä on aika keskiyöstä työvuoron päättymiseen:
JOS([@Loppu]KOKONAISLUKU([@Loppu]) > _yöLoppu  ;  _yöLoppu[@Loppu]KOKONAISLUKU([@Loppu])))

 

Jos laskennassa haluttaisiin ottaa huomioon myös pyhälisät, tulisi tiedoston yhteydessä olla luettelo kaikista työvuoden pyhäpäivistä ja laajentaa Palkka-sarakkeen kaavaa huomiomaan pyhäpäivinä tapahtunut työnteko.

 

HUOM. Artikkelia päivitetty 28.7.2020.

 


Caduseus Consulting avustaa ja kouluttaa monenlaisissa IT-tarpeissa!

Mikäli Excel-työ takkuilee ja haluatte ammattilaisapua jonkin projektin kanssa, voitte tilata asiantuntijapalvelua hintaan 45 €/h (+ alv). Kaikista toimeksiannoista voidaan antaa myös kiinteähintainen kokonaistarjous.

Katso myös hintalaskuri edullisille tilauskoulutuksille ja tilaa organisaatiollenne suosittu Excel helpoksi työelämässä-koulutus.


 
 

2 kommenttia.

  1. Kauko

    heinäkuu 4, 2020 at 22:46

    Jos työajan pituus on alle 6 tuntia ja alkaa saman vuorokauden puolella ja päättyy ennen yötyön päättymisaikaa
    Ei esimerkkinne toimi alkaa klo 01:00 ja päättyy 05:00 => Yötyötä 4 h.
    Toiseksi useissa TES:ssä on sovittu, että ruokatunnista ei makseta jolloin malliesimerkkiin olisi hyvä lisätä ruokatauon aloitus- ja päättymisaika.

    • Sten (admin)

      heinäkuu 28, 2020 at 13:43

      Hei Kauko,

      Hyvä havainto. Yölaskenta ei tosiaan toiminut oikein, kun työajan päättymisajankohdan ja yön päättymisen välisiä tunteja ei vähennetty kaavassa. Artikkelia on päivitetty tänään 28.7.2020.

      Kaavat eivät ole ihan TES-yhteensopivia tuollaisenaan, sillä niiden on tarkoitus toimia lähinnä lähtökohtana omalle kehitystyölle. Artikkelin pääajatus on esitellä, miten eri vuorokausille osuvia ajankohtia voi ynnätä toisiinsa ja miten aikalaskentaa voi lähestyä Excelissä.

      Yksi helpohko tapa ratkaista ruokailu olisi tehdä ruokailun alkamiselle ja päättymiselle omat sarakkeensa ja tehdä sitten taulukkoon erillinen sarake, jossa olisi kaava:
      =(RuokailunPäätös – RuokailunAlku) * Tuntipalkka

      Loppusummasta vähennettäisiin sitten ruokailuajan palkkasarake, jolloin palkasta saisi pois ruokailuihin kulutetun ajan.

Kommentit suljettu.