Excel-tiedoston suunnittelu helpottaa elämää

Tiivistelmä

Excel-tiedosto kannattaa aina suunnitella ennen työn aloittamista, jotta työskentely on alusta asti tehokasta ja johdonmukaista. Huomioitavia asioita ennen hihojen käärimistä ovat:

  • Aikataulu – paljonko aikaa on käytettävissä aloituksesta virheentarkistukseen?
  • Tarkoitus – millaiseen tarpeeseen tuotos vastaa?
  • Toteutuksen määrittely – mitä tuotoksen tulee pitää sisällään, jotta se on riittävän hyvä?
  • Jalostettavat tiedot – muistiinpanoja, joista kaavat ja taulukot kootaan.

Tässä artikkelissa esitellään helppo ja käyttökelpoinen Excel-suunnitteludokumentti (PDF), joka on tarkoitettu kevyeksi lähtökohdaksi tavallisille, muutamassa tunnissa tehtäville Excel-tiedostoille. Pohja voi auttaa alkuun suurempienkin projektien alkukartoituksessa.

Tiedoston suunnittelun lähtökohdat

Lähes kaikki Excelin parissa työskentelevät ihmiset – allekirjoittanut mukaan lukien – sortuvat aika ajoin yhteen toimistotyön perisynneistä: toiminnan aloittamiseen ilman minkäänlaista konkreettista suunnitelmaa. Seurauksena on usein paljon toiveikasta puuhastelua, mitättömiin yksityiskohtiin keskittymistä ja ikuisuuksiin venyviä deadlineja. Vaihtoehtoja kuitenkin on, ja kevyelläkin suunnitelmalla voidaan saada toiminta alusta asti määrätietoiseksi ja tarkoituksenmukaiseksi.

Miten voidaan määritellä riittävän hyvä suunnitelma? Sen tekemisen pitää ensinnäkin olla vaivatonta ja sujuvaa, jotta sen oikeasti haluaa tehdä ennen Exceliin koskemista. Suunnitelman pitää olla riittävän kattava ja tiivis, jotta siitä on oikeasti hyötyä varsinaista toteutusta tehdessä. Sen tulisi toimia luontevana siirtymänä ajatusvaiheesta toteutusvaiheeseen, jotta se auttaa yli stressaavien aloittamisvaikeuksien. Suunnitelman pitää myös olla riittävän selkeä toimiakseen tehokkaana kommunikointivälineenä, jotta sen avulla on mahdollista delegoida työ eteenpäin.

Näiden määritelmien puitteissa syntyi printattava Excel-suunnitteludokumentti (PDF) luontevaksi lähtökohdaksi kaikenlaiseen Excel-työskentelyyn. Dokumentin on tarkoitus olla suurin piirtein kahvimukillisen aikana täytettävä joko yksin tai työparin kanssa, jolloin sen äärestä on helppo siirtyä koneelle tekemään varsinaista tuotosta. Suunnitelmassa kerätään kompaktisti ylös vain sellaisia tietoja, jotka on järkevää selvittää työn tueksi ennen Excelin avaamista.

Aikataulu

Alussa on hyvä aina etukäteen selvittää ja kirjata ylös projektiin käytettävissä oleva aika, sillä tuntematonta kelloa vastaan käyminen on kuin katsoisi kauhuleffaa: näkymätön uhka hengittää koko ajan niskaan. Jos aikataulu ei ole kovin hyvin tiedossa tai tekijä ei pysty suhteuttamaan aikaansaannoksiaan jäljellä olevaan aikaan, kasvaa projektin myöhästymisriskit tarpeettoman paljon. Aikataulussa tulee huomioida myös uusien asioiden opetteluun kuluva aika, tiedoston testaus ja virheenkorjaus, jotka monimutkaisissa projekteissa voivat viedä jopa puolet koko työskentelyajasta.

Mikäli toteutuksen hoitaa joku muu kuin suunnittelija itse, on deadlinen saattaminen tekijän tietoon yleensä kriittisen tärkeää. Aikataulu kirjataan ylös heti suunnitelman ensimmäisessä kohdassa, jottei se vahingossakaan unohdu. Samalla suunnittelija voi päästä käsitykseen siitä, millaista suoritusta hän on vaatimassa tekijältä, ja onko aikataulu edes mahdollinen tekijän muiden työtehtävien lomassa.

Tuotoksen tarkoitus

Suunnitelman toisessa kohdassa määritellään, mihin tarkoitukseen tuotos tulee, eli mitä sillä tulisi lopulta saada aikaan. Onko kyseessä kertakäyttöinen laskentamalli, joka jää vain sisäiseksi muistioksi, vai onko kyseessä monikäyttöinen tarjouspyyntöpohja, jossa ei saa olla ainuttakaan virhettä? Tämä voi tuntua triviaalilta kirjaukselta suunnittelijan rakentaessa tiedoston itse, mutta varsin usein työhön ja yksityiskohtiin upotessa voi unohtua tuotoksen lopullinen tarkoitus. Suunnitelmapaperista on hyvä aina välillä ajatusten tökkiessä kirkastaa mieleen, millaiseen tarpeeseen tiedosto lopulta tulee ja mitä sillä tehdään.

Tuotoksen tarkoituksen määrittelyssä haetaan ennen kaikkea ymmärrystä siitä, miten sen on tarkoitus vastata käyttäjien tarpeisiin. Kuka tiedostoa käyttää ja miksi? Miten tiedoston tulee palvella käyttäjäänsä? Mitä käyttäjiltä voi odottaa tiedoston osalta? Isommissa projekteissa voidaan myös hyvin lyhyesti miettiä, mikä on tuotoksen lopullinen merkitys itselle tai organisaatiolle, sillä kartoitusvaiheessa ei ole lainkaan tavatonta havaita, että todellista tarvetta tuotokselle ei itse asiassa olekaan. Joskus tarve tai ongelma on ratkaistavissa yksinkertaisemmin jollain toisella tavalla tai havaitaan, ettei oikeastaan mitään varsinaista ratkaistavaa ongelmaa olekaan.

Valmiin tuotoksen määrittely

Kun tuotoksen käyttö ja tarkoitus on määritelty, tulee seuraavaksi määritellä varsinainen lopputuote. Tarve voi olla esimerkiksi ”näppärälle vertailulomakkeelle, jolla saadaan helposti selville tarjouskilpailun voittaja”, mutta se ei vielä kerro, millaisista elementeistä tuotos koostuu. Suunnitelmassa tulee määritellä mahdollisimman hyvin ne vaatimukset, joiden täytyttyä tuotos on riittävän hyvä ja tarpeisiin soveltuva.

Lopputuotteelta voidaan esimerkiksi vaatia, että tarjoajien täyttämien vastauslomakkeiden vastaukset pitää olla siirrettävissä suoraan vertailulomakkeelle, ja että vertailun pitää tapahtua täysin automaattisesti. Sisäiseltä seurantatiedostolta taas voidaan vaatia, että siitä saa aina suoraan tulostettua yhdenmukaisia ja selkeitä raportteja. Kaikenlaisissa täytettävissä lomakkeissa voidaan usein vaatia, että lomakkeen täyttäjää opastetaan tietynlaisilla kommenteilla, asettelulla ja väreillä. Määrittelyissä voi mennä syvemmällekin yksityiskohtiin, mutta ei kannata yrittää ennakolta ratkaista sellaisia ongelmia, jotka on järkevämpää kohdata vasta Exceliä työstäessä.

Delegoitaessa tehtävää eteenpäin on erityisen tärkeää, etteivät tehtävän määrittelyt jää pelkiksi suullisiksi ohjeiksi. Tämä asettaa suunnittelijallekin korkeamman vastuun, kun ei voi vain ohimennen esittää ”villejä visioita” ja olettaa tekijän ymmärtävän, mitä lopputuotokselta odotetaan. Selkeä tehtävän määrittely eliminoi epärealistiset toiveet toteutuksesta ja tuo paremman käsityksen siihen, pystyykö tekijän resursseilla saamaan aikaan toivotun tuotoksen annetun aikataulun puitteissa.

Jalostettavia tietoja ja alustavia otsikoita

Viimeinen suunnitelman kohta on tarkoitettu portiksi paperilta Exceliin. Pelkillä tehtävänmäärittelyilläkin pääsee työssä hyvään alkuun, mutta usein on hyvä etukäteen miettiä, mitkä kaikki tiedot tuotoksesta tulisi erityisesti löytyä ja miten niitä tulisi käsitellä. Eri tietojen välille voi myös piirtää nuolia, jotka kertovat tietojen suhteista toisiinsa ja laittaa mukaan muutaman sanan selitteitä avaamaan nuolien merkitystä.

Alustavia sarakeotsikoita ja niihin kirjattavia tietoja kannattaa luonnostella, jotta Exceliä työstäessä voi pitää kirjaa puuttuvista kohdista. Listaa kannattaa myös päivittää työn edetessä aina, kun jotain uutta rakennettavaa ilmenee.

Kaavojenkin rakennetta kannattaa luonnostella tässä osiossa tai paperin kääntöpuolella, jotta Exceliä työstäessä on tukena hahmotelma monimutkaisempien kaavojen toiminnasta. Yksi erinomainen työkalu kaikenlaisten kaavojen suunnitteluun on niin sanotun pseudokoodin kirjoittaminen, joka tarkoittaa kaavojen toiminnan kuvaamista pääasiassa pelkällä suomen kielellä. Pseudokoodin kirjoittamisesta on tulossa myöhemmin artikkeli, jossa tätä niin aloittelijoille kuin ammattilaisille suositeltavaa tehokasta metodia avataan laajemmin.

Ohessa on malliksi noin parissa kymmenessä minuutissa täytetty suunnitelma Työhyvinvoinnin seurannasta, josta tulisi monivuotinen työkalu pienen tai keskisuuren yrityksen tarpeisiin.

Lopuksi

Excel-tiedoston suunnittelun pääasiallinen tarkoitus on saada ajatukset kohdistettua käsillä olevaan tehtävään ilman, että tarvitsee heti avata Exceliä. Varsinkin aloittelijan on mahdollista vähentää Exceliä kohtaan kokemaansa epävarmuutta, kun työskentelyn voi aloittaa tutummin keinoin. Ammattilaispuolella taas suunnittelun avulla voidaan ehkäistä harmillisen yleistä ammattitautia; homma koetaan niin helpoksi, ettei viitsitä käydä määritelmiä tai tarpeita läpi edes muodollisesti ennen sorvin ääreen siirtymistä.

Suunnitelma takaa lopulta myös sen, että tehtyä jälkeä voi verrata johonkin konkreettiseen. Tekijä voi tarkistaa sen avulla tehneensä kaiken tarpeellisen, jolloin suuremmalla todennäköisyydellä työ myös tulee tehtyä riittävän hyvin asiakkaan – sisäisen tai ulkoisen – tarpeisiin.

 


Caduseus Consulting avustaa ja kouluttaa monenlaisissa IT-tarpeissa!

Mikäli Excel-työ takkuilee ja haluatte ammattilaisapua jonkin projektin kanssa, voitte tilata asiantuntijapalvelua hintaan 45 €/h (+ alv). Kaikista toimeksiannoista voidaan antaa myös kiinteähintainen kokonaistarjous.

Katso myös hintalaskuri edullisille tilauskoulutuksille ja tilaa organisaatiollenne suosittu Excel helpoksi työelämässä-koulutus.


 
 

378 kommenttia.

  1. Speedy Cash

    lokakuu 13, 2020 at 03:55

    list of payday loan lenders

    Reply
  2. Buy College Essays

    lokakuu 13, 2020 at 07:14

    research paper needs

    Reply
  3. Best Payday Loan

    lokakuu 13, 2020 at 19:41

    payday direct

    Reply
  4. Amyreurn

    lokakuu 13, 2020 at 23:33

    hydroxychloroquine brand name

    Reply
  5. Lisareurn

    lokakuu 14, 2020 at 10:00

    buy nexium 40 mg

    Reply
  6. Cash Loan

    lokakuu 14, 2020 at 23:37

    a payday loan

    Reply
  7. Lisareurn

    lokakuu 15, 2020 at 03:32

    dapoxetine australia buy

    Reply
  8. Kiareurn

    lokakuu 15, 2020 at 10:29

    cost of 5 mg tadalafil pills

    Reply
  9. Payday Express

    lokakuu 15, 2020 at 17:02

    cash advance houston

    Reply
  10. Kiareurn

    lokakuu 16, 2020 at 00:36

    where can i order viagra online

    Reply
  11. free robux generator

    lokakuu 16, 2020 at 08:10

    I think this is one of the most important information for me.
    And i am glad reading your article. But wanna remark
    on some general things, The site style is great, the articles is really nice :
    D. Good job, cheers

    Reply
  12. Amyreurn

    lokakuu 16, 2020 at 08:37

    ampicillin purchase

    Reply
  13. free robux

    lokakuu 16, 2020 at 08:50

    Inspiring story there. What occurred after? Thanks!

    Reply
  14. Write College Essay

    lokakuu 16, 2020 at 08:57

    help with an essay

    Reply
  15. free robux

    lokakuu 16, 2020 at 08:57

    Hiya! I know this is kinda off topic however ,
    I’d figured I’d ask. Would you be interested in exchanging links or maybe guest authoring
    a blog article or vice-versa? My website covers a lot of the
    same topics as yours and I think we could greatly benefit from each other.

    If you’re interested feel free to shoot me an e-mail.
    I look forward to hearing from you! Fantastic blog by the
    way!

    Reply
  16. Cash Loan

    lokakuu 16, 2020 at 09:05

    payday loans maryland

    Reply
  17. free robux codes generator

    lokakuu 16, 2020 at 09:21

    We absolutely love your blog and find a lot of your post’s to be what precisely I’m looking for.
    Does one offer guest writers to write content to suit your needs?

    I wouldn’t mind composing a post or elaborating on a
    few of the subjects you write about here. Again, awesome
    website!

    Reply
  18. Amyreurn

    lokakuu 16, 2020 at 15:49

    paroxetine australia

    Reply
  19. brawl stars gems hack

    lokakuu 17, 2020 at 07:55

    Hi, its nice article regarding media print, we all know media
    is a enormous source of data.

    Reply
  20. Lisareurn

    lokakuu 17, 2020 at 11:07

    price of advair

    Reply
  21. Spotloan

    lokakuu 17, 2020 at 19:58

    loan to pay off credit cards

    Reply
  22. Amyreurn

    lokakuu 17, 2020 at 22:04

    retin a gel purchase

    Reply
  23. oblisyscole

    lokakuu 18, 2020 at 03:46

    world class casino slots http://playcasinoww.com/# – free casino slot games slots online real casino slots

    Reply
  24. staltydeantiatt

    lokakuu 18, 2020 at 04:42

    free credit report gov credit reporting how to unfreeze credit report free credit score

    Reply
  25. oblisyscole

    lokakuu 18, 2020 at 06:21

    play casino slot games slots free

    Reply
  26. staltydeantiatt

    lokakuu 18, 2020 at 07:09

    does forbearance affect credit score free credit check check credit report get my credit report

    Reply
  27. Etherfoedlyded

    lokakuu 18, 2020 at 07:19

    credit reports http://getcreditreportss.com/# – credit score free credit karma what is considered a good credit score

    Reply
  28. staltydeantiatt

    lokakuu 18, 2020 at 09:01

    online casino games casino games casino bonus codes slots for real money

    Reply
  29. Etherfoedlyded

    lokakuu 18, 2020 at 09:51

    anual credit report free yearly credit report unfreeze credit report free credit report experian

    Reply
  30. Annorieeneque

    lokakuu 18, 2020 at 11:32

    casino games slots free casino online casino slots

    Reply
  31. staltydeantiatt

    lokakuu 18, 2020 at 12:00

    how to improve credit score transunion credit report dispute fico credit score free annual credit report government official

    Reply
  32. free robux codes

    lokakuu 18, 2020 at 12:36

    Excellent way of telling, and fastidious post to get facts about my
    presentation subject matter, which i am going to convey in institution of higher education.

    Reply
  33. free robux codes generator

    lokakuu 18, 2020 at 12:37

    I like the valuable information you provide in your articles.
    I’ll bookmark your weblog and test again here regularly.

    I am fairly sure I’ll learn lots of new stuff right here! Good luck for the next!

    Reply
  34. Lisareurn

    lokakuu 18, 2020 at 12:49

    propranolol online canada

    Reply
  35. Etherfoedlyded

    lokakuu 18, 2020 at 12:50

    online casino bonus play slots online slots free gold fish casino slots

    Reply
  36. Payday Loans Online

    lokakuu 18, 2020 at 13:08

    teacher loan

    Reply
  37. Loans

    lokakuu 18, 2020 at 13:21

    cash advance lenders online

    Reply
  38. free robux codes generator

    lokakuu 18, 2020 at 13:59

    Hey very interesting blog!

    Reply
  39. School Assignments

    lokakuu 18, 2020 at 14:34

    animal rights essay

    Reply
  40. Annorieeneque

    lokakuu 18, 2020 at 14:56

    free credit score experian credit score what credit score for mortgage

    Reply
  41. staltydeantiatt

    lokakuu 18, 2020 at 16:40

    real money casino http://playcasinoww.com/# – online casino games play slots online world class casino slots

    Reply
  42. uploadocluch

    lokakuu 18, 2020 at 19:01

    slots for real money online slots slots games casino slots

    Reply
  43. Annorieeneque

    lokakuu 18, 2020 at 19:18

    online casinos online casino slots online slot games vegas casino slots

    Reply
  44. Annorieeneque

    lokakuu 18, 2020 at 20:19

    credit karma check my credit score annual credit report com check my credit score credit karma

    Reply
  45. Etherfoedlyded

    lokakuu 18, 2020 at 20:25

    free casino games online http://casinoonlineslotsww.com/# – online casino games slot games no deposit casino

    Reply

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *