Excel-tiedoston suunnittelu helpottaa elämää

Tiivistelmä

Excel-tiedosto kannattaa aina suunnitella ennen työn aloittamista, jotta työskentely on alusta asti tehokasta ja johdonmukaista. Huomioitavia asioita ennen hihojen käärimistä ovat:

  • Aikataulu – paljonko aikaa on käytettävissä aloituksesta virheentarkistukseen?
  • Tarkoitus – millaiseen tarpeeseen tuotos vastaa?
  • Toteutuksen määrittely – mitä tuotoksen tulee pitää sisällään, jotta se on riittävän hyvä?
  • Jalostettavat tiedot – muistiinpanoja, joista kaavat ja taulukot kootaan.

Tässä artikkelissa esitellään helppo ja käyttökelpoinen Excel-suunnitteludokumentti (PDF), joka on tarkoitettu kevyeksi lähtökohdaksi tavallisille, muutamassa tunnissa tehtäville Excel-tiedostoille. Pohja voi auttaa alkuun suurempienkin projektien alkukartoituksessa.

Tiedoston suunnittelun lähtökohdat

Lähes kaikki Excelin parissa työskentelevät ihmiset – allekirjoittanut mukaan lukien – sortuvat aika ajoin yhteen toimistotyön perisynneistä: toiminnan aloittamiseen ilman minkäänlaista konkreettista suunnitelmaa. Seurauksena on usein paljon toiveikasta puuhastelua, mitättömiin yksityiskohtiin keskittymistä ja ikuisuuksiin venyviä deadlineja. Vaihtoehtoja kuitenkin on, ja kevyelläkin suunnitelmalla voidaan saada toiminta alusta asti määrätietoiseksi ja tarkoituksenmukaiseksi.

Miten voidaan määritellä riittävän hyvä suunnitelma? Sen tekemisen pitää ensinnäkin olla vaivatonta ja sujuvaa, jotta sen oikeasti haluaa tehdä ennen Exceliin koskemista. Suunnitelman pitää olla riittävän kattava ja tiivis, jotta siitä on oikeasti hyötyä varsinaista toteutusta tehdessä. Sen tulisi toimia luontevana siirtymänä ajatusvaiheesta toteutusvaiheeseen, jotta se auttaa yli stressaavien aloittamisvaikeuksien. Suunnitelman pitää myös olla riittävän selkeä toimiakseen tehokkaana kommunikointivälineenä, jotta sen avulla on mahdollista delegoida työ eteenpäin.

Näiden määritelmien puitteissa syntyi printattava Excel-suunnitteludokumentti (PDF) luontevaksi lähtökohdaksi kaikenlaiseen Excel-työskentelyyn. Dokumentin on tarkoitus olla suurin piirtein kahvimukillisen aikana täytettävä joko yksin tai työparin kanssa, jolloin sen äärestä on helppo siirtyä koneelle tekemään varsinaista tuotosta. Suunnitelmassa kerätään kompaktisti ylös vain sellaisia tietoja, jotka on järkevää selvittää työn tueksi ennen Excelin avaamista.

Aikataulu

Alussa on hyvä aina etukäteen selvittää ja kirjata ylös projektiin käytettävissä oleva aika, sillä tuntematonta kelloa vastaan käyminen on kuin katsoisi kauhuleffaa: näkymätön uhka hengittää koko ajan niskaan. Jos aikataulu ei ole kovin hyvin tiedossa tai tekijä ei pysty suhteuttamaan aikaansaannoksiaan jäljellä olevaan aikaan, kasvaa projektin myöhästymisriskit tarpeettoman paljon. Aikataulussa tulee huomioida myös uusien asioiden opetteluun kuluva aika, tiedoston testaus ja virheenkorjaus, jotka monimutkaisissa projekteissa voivat viedä jopa puolet koko työskentelyajasta.

Mikäli toteutuksen hoitaa joku muu kuin suunnittelija itse, on deadlinen saattaminen tekijän tietoon yleensä kriittisen tärkeää. Aikataulu kirjataan ylös heti suunnitelman ensimmäisessä kohdassa, jottei se vahingossakaan unohdu. Samalla suunnittelija voi päästä käsitykseen siitä, millaista suoritusta hän on vaatimassa tekijältä, ja onko aikataulu edes mahdollinen tekijän muiden työtehtävien lomassa.

Tuotoksen tarkoitus

Suunnitelman toisessa kohdassa määritellään, mihin tarkoitukseen tuotos tulee, eli mitä sillä tulisi lopulta saada aikaan. Onko kyseessä kertakäyttöinen laskentamalli, joka jää vain sisäiseksi muistioksi, vai onko kyseessä monikäyttöinen tarjouspyyntöpohja, jossa ei saa olla ainuttakaan virhettä? Tämä voi tuntua triviaalilta kirjaukselta suunnittelijan rakentaessa tiedoston itse, mutta varsin usein työhön ja yksityiskohtiin upotessa voi unohtua tuotoksen lopullinen tarkoitus. Suunnitelmapaperista on hyvä aina välillä ajatusten tökkiessä kirkastaa mieleen, millaiseen tarpeeseen tiedosto lopulta tulee ja mitä sillä tehdään.

Tuotoksen tarkoituksen määrittelyssä haetaan ennen kaikkea ymmärrystä siitä, miten sen on tarkoitus vastata käyttäjien tarpeisiin. Kuka tiedostoa käyttää ja miksi? Miten tiedoston tulee palvella käyttäjäänsä? Mitä käyttäjiltä voi odottaa tiedoston osalta? Isommissa projekteissa voidaan myös hyvin lyhyesti miettiä, mikä on tuotoksen lopullinen merkitys itselle tai organisaatiolle, sillä kartoitusvaiheessa ei ole lainkaan tavatonta havaita, että todellista tarvetta tuotokselle ei itse asiassa olekaan. Joskus tarve tai ongelma on ratkaistavissa yksinkertaisemmin jollain toisella tavalla tai havaitaan, ettei oikeastaan mitään varsinaista ratkaistavaa ongelmaa olekaan.

Valmiin tuotoksen määrittely

Kun tuotoksen käyttö ja tarkoitus on määritelty, tulee seuraavaksi määritellä varsinainen lopputuote. Tarve voi olla esimerkiksi ”näppärälle vertailulomakkeelle, jolla saadaan helposti selville tarjouskilpailun voittaja”, mutta se ei vielä kerro, millaisista elementeistä tuotos koostuu. Suunnitelmassa tulee määritellä mahdollisimman hyvin ne vaatimukset, joiden täytyttyä tuotos on riittävän hyvä ja tarpeisiin soveltuva.

Lopputuotteelta voidaan esimerkiksi vaatia, että tarjoajien täyttämien vastauslomakkeiden vastaukset pitää olla siirrettävissä suoraan vertailulomakkeelle, ja että vertailun pitää tapahtua täysin automaattisesti. Sisäiseltä seurantatiedostolta taas voidaan vaatia, että siitä saa aina suoraan tulostettua yhdenmukaisia ja selkeitä raportteja. Kaikenlaisissa täytettävissä lomakkeissa voidaan usein vaatia, että lomakkeen täyttäjää opastetaan tietynlaisilla kommenteilla, asettelulla ja väreillä. Määrittelyissä voi mennä syvemmällekin yksityiskohtiin, mutta ei kannata yrittää ennakolta ratkaista sellaisia ongelmia, jotka on järkevämpää kohdata vasta Exceliä työstäessä.

Delegoitaessa tehtävää eteenpäin on erityisen tärkeää, etteivät tehtävän määrittelyt jää pelkiksi suullisiksi ohjeiksi. Tämä asettaa suunnittelijallekin korkeamman vastuun, kun ei voi vain ohimennen esittää ”villejä visioita” ja olettaa tekijän ymmärtävän, mitä lopputuotokselta odotetaan. Selkeä tehtävän määrittely eliminoi epärealistiset toiveet toteutuksesta ja tuo paremman käsityksen siihen, pystyykö tekijän resursseilla saamaan aikaan toivotun tuotoksen annetun aikataulun puitteissa.

Jalostettavia tietoja ja alustavia otsikoita

Viimeinen suunnitelman kohta on tarkoitettu portiksi paperilta Exceliin. Pelkillä tehtävänmäärittelyilläkin pääsee työssä hyvään alkuun, mutta usein on hyvä etukäteen miettiä, mitkä kaikki tiedot tuotoksesta tulisi erityisesti löytyä ja miten niitä tulisi käsitellä. Eri tietojen välille voi myös piirtää nuolia, jotka kertovat tietojen suhteista toisiinsa ja laittaa mukaan muutaman sanan selitteitä avaamaan nuolien merkitystä.

Alustavia sarakeotsikoita ja niihin kirjattavia tietoja kannattaa luonnostella, jotta Exceliä työstäessä voi pitää kirjaa puuttuvista kohdista. Listaa kannattaa myös päivittää työn edetessä aina, kun jotain uutta rakennettavaa ilmenee.

Kaavojenkin rakennetta kannattaa luonnostella tässä osiossa tai paperin kääntöpuolella, jotta Exceliä työstäessä on tukena hahmotelma monimutkaisempien kaavojen toiminnasta. Yksi erinomainen työkalu kaikenlaisten kaavojen suunnitteluun on niin sanotun pseudokoodin kirjoittaminen, joka tarkoittaa kaavojen toiminnan kuvaamista pääasiassa pelkällä suomen kielellä. Pseudokoodin kirjoittamisesta on tulossa myöhemmin artikkeli, jossa tätä niin aloittelijoille kuin ammattilaisille suositeltavaa tehokasta metodia avataan laajemmin.

Ohessa on malliksi noin parissa kymmenessä minuutissa täytetty suunnitelma Työhyvinvoinnin seurannasta, josta tulisi monivuotinen työkalu pienen tai keskisuuren yrityksen tarpeisiin.

Lopuksi

Excel-tiedoston suunnittelun pääasiallinen tarkoitus on saada ajatukset kohdistettua käsillä olevaan tehtävään ilman, että tarvitsee heti avata Exceliä. Varsinkin aloittelijan on mahdollista vähentää Exceliä kohtaan kokemaansa epävarmuutta, kun työskentelyn voi aloittaa tutummin keinoin. Ammattilaispuolella taas suunnittelun avulla voidaan ehkäistä harmillisen yleistä ammattitautia; homma koetaan niin helpoksi, ettei viitsitä käydä määritelmiä tai tarpeita läpi edes muodollisesti ennen sorvin ääreen siirtymistä.

Suunnitelma takaa lopulta myös sen, että tehtyä jälkeä voi verrata johonkin konkreettiseen. Tekijä voi tarkistaa sen avulla tehneensä kaiken tarpeellisen, jolloin suuremmalla todennäköisyydellä työ myös tulee tehtyä riittävän hyvin asiakkaan – sisäisen tai ulkoisen – tarpeisiin.

 


Caduseus Consulting avustaa ja kouluttaa monenlaisissa IT-tarpeissa!

Mikäli Excel-työ takkuilee ja haluatte ammattilaisapua jonkin projektin kanssa, voitte tilata asiantuntijapalvelua hintaan 45 €/h (+ alv). Kaikista toimeksiannoista voidaan antaa myös kiinteähintainen kokonaistarjous.

Katso myös hintalaskuri edullisille tilauskoulutuksille ja tilaa organisaatiollenne suosittu Excel helpoksi työelämässä-koulutus.


 
 

1 407 kommenttia.

  1. oblisyscole

    marraskuu 20, 2020 at 15:39

    buy viagra brand how to get viagra pills buy viagra pill viagra for men

    Reply
  2. Chat Girl

    marraskuu 20, 2020 at 15:40

    best mortgage interest rates

    Reply
  3. aflac insurance

    marraskuu 20, 2020 at 16:11

    lowest auto loan rates

    Reply
  4. pixel gun 3d hack

    marraskuu 20, 2020 at 16:21

    Hi superb website! Does running a blog like this
    take a massive amount work? I’ve absolutely no expertise in computer programming however I
    had been hoping to start my own blog soon. Anyways, if you have any suggestions or tips for
    new blog owners please share. I know this is off subject but I just needed to ask.

    Cheers!

    Reply
  5. Fevbstola

    marraskuu 20, 2020 at 16:52

    buy viagra with echeck buy viagra super force byy viagra online

    Reply
  6. buy viagra super active

    marraskuu 20, 2020 at 17:24

    is viagra over the counter in france
    viagra nyc
    tadalafil generico argentina ren Tip

    Reply
  7. Eleanor Harris

    marraskuu 20, 2020 at 18:08

    It is appropriate time to make some plans for the future
    and it is time to be happy. I’ve read this submit and if I may I wish to suggest you
    few attention-grabbing things or tips. Maybe you could
    write next articles referring to this article.

    I want to read even more issues about it!

    Reply
  8. oblisyscole

    marraskuu 20, 2020 at 18:34

    paydayloans payday loan fast payday loan advances installment loans in michigan

    Reply
  9. Frank Heal

    marraskuu 20, 2020 at 19:03

    Howdy just wanted to give you a quick heads up.
    The words in your article seem to be running off the screen in Opera.
    I’m not sure if this is a formatting issue or something to
    do with internet browser compatibility but I thought I’d post to let you know.
    The layout look great though! Hope you get the issue solved soon. Many thanks

    Reply
  10. Alice Wingfield

    marraskuu 20, 2020 at 19:22

    I have been browsing online more than three hours today,
    yet I never found any interesting article like yours.

    It’s pretty worth enough for me. In my view, if all website owners
    and bloggers made good content as you did, the net will be a lot more
    useful than ever before.

    Reply
  11. Francisco Odom

    marraskuu 20, 2020 at 19:43

    Its like you learn my mind! You seem to grasp so much about this,
    like you wrote the book in it or something. I feel
    that you just can do with some p.c. to force the message house a
    bit, but other than that, that is excellent blog.
    An excellent read. I’ll definitely be back.

    Reply
  12. Kimreurn

    marraskuu 20, 2020 at 20:01

    tadalafil 20mg mexico

    Reply
  13. Fdbvplusy

    marraskuu 20, 2020 at 20:33

    viagra nz online viagra pharmacy generic buy viagra online using paypal

    Reply
  14. what are blue pills used for

    marraskuu 20, 2020 at 21:09

    how many viagra can you take at once i’m 70 is buying viagra illegal viagra russian interference erection

    Reply
  15. Janereurn

    marraskuu 20, 2020 at 21:17

    pristiq price australia

    Reply
  16. oblisyscole

    marraskuu 20, 2020 at 21:36

    bad credit personal loans guaranteed approval caliber home loans payday loan reviews payday loan reviews

    Reply
  17. Amyreurn

    marraskuu 20, 2020 at 23:39

    buy accutane canada

    Reply
  18. Online Payday Loan

    marraskuu 21, 2020 at 00:00

    2000 payday loan

    Reply
  19. Homework Assignments

    marraskuu 21, 2020 at 00:39

    argumentative

    Reply
  20. Evareurn

    marraskuu 21, 2020 at 00:50

    cialis from canada to usa

    Reply
  21. Kimreurn

    marraskuu 21, 2020 at 01:48

    can you buy zofran online

    Reply
  22. autoinsurance

    marraskuu 21, 2020 at 02:14

    online auto insurance quotes

    Reply
  23. how much are viagra pills

    marraskuu 21, 2020 at 02:47

    100mg viagra or 20 mg cialis
    viagra half life
    buy carafate online ren Tip

    Reply
  24. Kiareurn

    marraskuu 21, 2020 at 03:17

    tadalis online uk

    Reply
  25. oblisyscole

    marraskuu 21, 2020 at 03:32

    payday loans banks payday loans no credit checks installment loans nevada

    Reply
  26. Evareurn

    marraskuu 21, 2020 at 04:44

    daily cialis

    Reply
  27. Margaret Jennings

    marraskuu 21, 2020 at 05:54

    Thanks for helping me to attain new concepts about desktops. I also hold the belief that one of the best ways to maintain your laptop in prime condition is a hard plastic case, or maybe shell, that will fit over the top of the computer. A majority of these protective gear will be model distinct since they are made to fit perfectly above the natural casing. You can buy these directly from the seller, or through third party sources if they are designed for your laptop computer, however only a few laptop could have a covering on the market. Once again, thanks for your points.

    Reply
  28. Janereurn

    marraskuu 21, 2020 at 05:57

    viagra soft tabs

    Reply
  29. Allen Schippert

    marraskuu 21, 2020 at 06:07

    I enjoy what you guys are usually up too. This type of
    clever work and exposure! Keep up the superb works guys I’ve incorporated you guys to our blogroll.

    Reply
  30. Annorieeneque

    marraskuu 21, 2020 at 06:21

    payday loans bad check installment credit payday loan services

    Reply
  31. Melba Spalding

    marraskuu 21, 2020 at 06:47

    Hello, i read your blog from time to time and i own a similar one and i
    was just curious if you get a lot of spam responses?
    If so how do you stop it, any plugin or anything you can recommend?
    I get so much lately it’s driving me insane so any assistance is very much appreciated.

    Reply
  32. Tammy Nalevanko

    marraskuu 21, 2020 at 07:08

    Ahaa, its good discussion regarding this piece of writing
    at this place at this weblog, I have read all that, so at this time me also commenting here.

    Reply
  33. Etherfoedlyded

    marraskuu 21, 2020 at 07:29

    pay day loans legitimate payday loans online easy payday loans online payday installment loan lenders

    Reply
  34. Lisareurn

    marraskuu 21, 2020 at 07:43

    tadalafil 2.5 mg daily

    Reply
  35. uploadocluch

    marraskuu 21, 2020 at 09:10

    100 loan loan offers bad credit payday loans online

    Reply
  36. oblisyscole

    marraskuu 21, 2020 at 09:13

    easy installment loans online 100 approval installment loans poor credit lenders payday loans payday advance

    Reply
  37. blue insurance

    marraskuu 21, 2020 at 09:33

    cigna health insurance

    Reply
  38. Fbsgstola

    marraskuu 21, 2020 at 10:12

    viagra nome cientifico chicks on viagra viagra and fatty meals

    Reply
  39. Write Essay

    marraskuu 21, 2020 at 12:40

    written biography

    Reply
  40. indian pharmacy no prescription

    marraskuu 21, 2020 at 14:46

    instant natural viagra viagra single packs commercial actress buy cialis generic online how to buy viagra

    Reply
  41. buy cialis

    marraskuu 21, 2020 at 17:25

    Likes on Instagram can improve your brand’s engagement numbers. When you buy Instagram likes you get more engagement on your profile which means more reputation.

    Reply
  42. kuala lumpur viagra

    marraskuu 21, 2020 at 19:29

    where to buy viagra in europe over the counter
    viagra ingredients
    sildenafil chemist prices ren Tip

    Reply
  43. 카카오웹툰

    marraskuu 22, 2020 at 20:19

    This site really has all the information and facts I wanted concerning this subject and didn’t know who to ask. – 카카오웹툰

    Reply
  44. is viagra over the counter

    marraskuu 24, 2020 at 06:25

    do women take viagra viagra 50 ml 100 mg viagra price

    Reply
  45. insurance quote

    marraskuu 24, 2020 at 15:03

    comprehensive car insurance

    Reply

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *