Excel-tiedoston suunnittelu helpottaa elämää

Tiivistelmä

Excel-tiedosto kannattaa aina suunnitella ennen työn aloittamista, jotta työskentely on alusta asti tehokasta ja johdonmukaista. Huomioitavia asioita ennen hihojen käärimistä ovat:

  • Aikataulu – paljonko aikaa on käytettävissä aloituksesta virheentarkistukseen?
  • Tarkoitus – millaiseen tarpeeseen tuotos vastaa?
  • Toteutuksen määrittely – mitä tuotoksen tulee pitää sisällään, jotta se on riittävän hyvä?
  • Jalostettavat tiedot – muistiinpanoja, joista kaavat ja taulukot kootaan.

Tässä artikkelissa esitellään helppo ja käyttökelpoinen Excel-suunnitteludokumentti (PDF), joka on tarkoitettu kevyeksi lähtökohdaksi tavallisille, muutamassa tunnissa tehtäville Excel-tiedostoille. Pohja voi auttaa alkuun suurempienkin projektien alkukartoituksessa.

Tiedoston suunnittelun lähtökohdat

Lähes kaikki Excelin parissa työskentelevät ihmiset – allekirjoittanut mukaan lukien – sortuvat aika ajoin yhteen toimistotyön perisynneistä: toiminnan aloittamiseen ilman minkäänlaista konkreettista suunnitelmaa. Seurauksena on usein paljon toiveikasta puuhastelua, mitättömiin yksityiskohtiin keskittymistä ja ikuisuuksiin venyviä deadlineja. Vaihtoehtoja kuitenkin on, ja kevyelläkin suunnitelmalla voidaan saada toiminta alusta asti määrätietoiseksi ja tarkoituksenmukaiseksi.

Miten voidaan määritellä riittävän hyvä suunnitelma? Sen tekemisen pitää ensinnäkin olla vaivatonta ja sujuvaa, jotta sen oikeasti haluaa tehdä ennen Exceliin koskemista. Suunnitelman pitää olla riittävän kattava ja tiivis, jotta siitä on oikeasti hyötyä varsinaista toteutusta tehdessä. Sen tulisi toimia luontevana siirtymänä ajatusvaiheesta toteutusvaiheeseen, jotta se auttaa yli stressaavien aloittamisvaikeuksien. Suunnitelman pitää myös olla riittävän selkeä toimiakseen tehokkaana kommunikointivälineenä, jotta sen avulla on mahdollista delegoida työ eteenpäin.

Näiden määritelmien puitteissa syntyi printattava Excel-suunnitteludokumentti (PDF) luontevaksi lähtökohdaksi kaikenlaiseen Excel-työskentelyyn. Dokumentin on tarkoitus olla suurin piirtein kahvimukillisen aikana täytettävä joko yksin tai työparin kanssa, jolloin sen äärestä on helppo siirtyä koneelle tekemään varsinaista tuotosta. Suunnitelmassa kerätään kompaktisti ylös vain sellaisia tietoja, jotka on järkevää selvittää työn tueksi ennen Excelin avaamista.

Aikataulu

Alussa on hyvä aina etukäteen selvittää ja kirjata ylös projektiin käytettävissä oleva aika, sillä tuntematonta kelloa vastaan käyminen on kuin katsoisi kauhuleffaa: näkymätön uhka hengittää koko ajan niskaan. Jos aikataulu ei ole kovin hyvin tiedossa tai tekijä ei pysty suhteuttamaan aikaansaannoksiaan jäljellä olevaan aikaan, kasvaa projektin myöhästymisriskit tarpeettoman paljon. Aikataulussa tulee huomioida myös uusien asioiden opetteluun kuluva aika, tiedoston testaus ja virheenkorjaus, jotka monimutkaisissa projekteissa voivat viedä jopa puolet koko työskentelyajasta.

Mikäli toteutuksen hoitaa joku muu kuin suunnittelija itse, on deadlinen saattaminen tekijän tietoon yleensä kriittisen tärkeää. Aikataulu kirjataan ylös heti suunnitelman ensimmäisessä kohdassa, jottei se vahingossakaan unohdu. Samalla suunnittelija voi päästä käsitykseen siitä, millaista suoritusta hän on vaatimassa tekijältä, ja onko aikataulu edes mahdollinen tekijän muiden työtehtävien lomassa.

Tuotoksen tarkoitus

Suunnitelman toisessa kohdassa määritellään, mihin tarkoitukseen tuotos tulee, eli mitä sillä tulisi lopulta saada aikaan. Onko kyseessä kertakäyttöinen laskentamalli, joka jää vain sisäiseksi muistioksi, vai onko kyseessä monikäyttöinen tarjouspyyntöpohja, jossa ei saa olla ainuttakaan virhettä? Tämä voi tuntua triviaalilta kirjaukselta suunnittelijan rakentaessa tiedoston itse, mutta varsin usein työhön ja yksityiskohtiin upotessa voi unohtua tuotoksen lopullinen tarkoitus. Suunnitelmapaperista on hyvä aina välillä ajatusten tökkiessä kirkastaa mieleen, millaiseen tarpeeseen tiedosto lopulta tulee ja mitä sillä tehdään.

Tuotoksen tarkoituksen määrittelyssä haetaan ennen kaikkea ymmärrystä siitä, miten sen on tarkoitus vastata käyttäjien tarpeisiin. Kuka tiedostoa käyttää ja miksi? Miten tiedoston tulee palvella käyttäjäänsä? Mitä käyttäjiltä voi odottaa tiedoston osalta? Isommissa projekteissa voidaan myös hyvin lyhyesti miettiä, mikä on tuotoksen lopullinen merkitys itselle tai organisaatiolle, sillä kartoitusvaiheessa ei ole lainkaan tavatonta havaita, että todellista tarvetta tuotokselle ei itse asiassa olekaan. Joskus tarve tai ongelma on ratkaistavissa yksinkertaisemmin jollain toisella tavalla tai havaitaan, ettei oikeastaan mitään varsinaista ratkaistavaa ongelmaa olekaan.

Valmiin tuotoksen määrittely

Kun tuotoksen käyttö ja tarkoitus on määritelty, tulee seuraavaksi määritellä varsinainen lopputuote. Tarve voi olla esimerkiksi ”näppärälle vertailulomakkeelle, jolla saadaan helposti selville tarjouskilpailun voittaja”, mutta se ei vielä kerro, millaisista elementeistä tuotos koostuu. Suunnitelmassa tulee määritellä mahdollisimman hyvin ne vaatimukset, joiden täytyttyä tuotos on riittävän hyvä ja tarpeisiin soveltuva.

Lopputuotteelta voidaan esimerkiksi vaatia, että tarjoajien täyttämien vastauslomakkeiden vastaukset pitää olla siirrettävissä suoraan vertailulomakkeelle, ja että vertailun pitää tapahtua täysin automaattisesti. Sisäiseltä seurantatiedostolta taas voidaan vaatia, että siitä saa aina suoraan tulostettua yhdenmukaisia ja selkeitä raportteja. Kaikenlaisissa täytettävissä lomakkeissa voidaan usein vaatia, että lomakkeen täyttäjää opastetaan tietynlaisilla kommenteilla, asettelulla ja väreillä. Määrittelyissä voi mennä syvemmällekin yksityiskohtiin, mutta ei kannata yrittää ennakolta ratkaista sellaisia ongelmia, jotka on järkevämpää kohdata vasta Exceliä työstäessä.

Delegoitaessa tehtävää eteenpäin on erityisen tärkeää, etteivät tehtävän määrittelyt jää pelkiksi suullisiksi ohjeiksi. Tämä asettaa suunnittelijallekin korkeamman vastuun, kun ei voi vain ohimennen esittää ”villejä visioita” ja olettaa tekijän ymmärtävän, mitä lopputuotokselta odotetaan. Selkeä tehtävän määrittely eliminoi epärealistiset toiveet toteutuksesta ja tuo paremman käsityksen siihen, pystyykö tekijän resursseilla saamaan aikaan toivotun tuotoksen annetun aikataulun puitteissa.

Jalostettavia tietoja ja alustavia otsikoita

Viimeinen suunnitelman kohta on tarkoitettu portiksi paperilta Exceliin. Pelkillä tehtävänmäärittelyilläkin pääsee työssä hyvään alkuun, mutta usein on hyvä etukäteen miettiä, mitkä kaikki tiedot tuotoksesta tulisi erityisesti löytyä ja miten niitä tulisi käsitellä. Eri tietojen välille voi myös piirtää nuolia, jotka kertovat tietojen suhteista toisiinsa ja laittaa mukaan muutaman sanan selitteitä avaamaan nuolien merkitystä.

Alustavia sarakeotsikoita ja niihin kirjattavia tietoja kannattaa luonnostella, jotta Exceliä työstäessä voi pitää kirjaa puuttuvista kohdista. Listaa kannattaa myös päivittää työn edetessä aina, kun jotain uutta rakennettavaa ilmenee.

Kaavojenkin rakennetta kannattaa luonnostella tässä osiossa tai paperin kääntöpuolella, jotta Exceliä työstäessä on tukena hahmotelma monimutkaisempien kaavojen toiminnasta. Yksi erinomainen työkalu kaikenlaisten kaavojen suunnitteluun on niin sanotun pseudokoodin kirjoittaminen, joka tarkoittaa kaavojen toiminnan kuvaamista pääasiassa pelkällä suomen kielellä. Pseudokoodin kirjoittamisesta on tulossa myöhemmin artikkeli, jossa tätä niin aloittelijoille kuin ammattilaisille suositeltavaa tehokasta metodia avataan laajemmin.

Ohessa on malliksi noin parissa kymmenessä minuutissa täytetty suunnitelma Työhyvinvoinnin seurannasta, josta tulisi monivuotinen työkalu pienen tai keskisuuren yrityksen tarpeisiin.

Lopuksi

Excel-tiedoston suunnittelun pääasiallinen tarkoitus on saada ajatukset kohdistettua käsillä olevaan tehtävään ilman, että tarvitsee heti avata Exceliä. Varsinkin aloittelijan on mahdollista vähentää Exceliä kohtaan kokemaansa epävarmuutta, kun työskentelyn voi aloittaa tutummin keinoin. Ammattilaispuolella taas suunnittelun avulla voidaan ehkäistä harmillisen yleistä ammattitautia; homma koetaan niin helpoksi, ettei viitsitä käydä määritelmiä tai tarpeita läpi edes muodollisesti ennen sorvin ääreen siirtymistä.

Suunnitelma takaa lopulta myös sen, että tehtyä jälkeä voi verrata johonkin konkreettiseen. Tekijä voi tarkistaa sen avulla tehneensä kaiken tarpeellisen, jolloin suuremmalla todennäköisyydellä työ myös tulee tehtyä riittävän hyvin asiakkaan – sisäisen tai ulkoisen – tarpeisiin.

 


Caduseus Consulting avustaa ja kouluttaa monenlaisissa IT-tarpeissa!

Mikäli Excel-työ takkuilee ja haluatte ammattilaisapua jonkin projektin kanssa, voitte tilata asiantuntijapalvelua hintaan 45 €/h (+ alv). Kaikista toimeksiannoista voidaan antaa myös kiinteähintainen kokonaistarjous.

Katso myös hintalaskuri edullisille tilauskoulutuksille ja tilaa organisaatiollenne suosittu Excel helpoksi työelämässä-koulutus.


 
 

379 kommenttia.

  1. Teoreurn

    lokakuu 1, 2020 at 01:59

    ampicillin capsules brand name

    Reply
  2. Kiareurn

    lokakuu 1, 2020 at 04:24

    cialis online 5 mg

    Reply
  3. Amyreurn

    lokakuu 1, 2020 at 11:44

    buy kamagra online canada

    Reply
  4. Wimreurn

    lokakuu 1, 2020 at 14:49

    hydroxychloroquine 200 mg tab

    Reply
  5. firma web design

    lokakuu 1, 2020 at 17:12

    If you would like to take a great deal from this piece of writing then you have to apply such techniques to your won web site.

    Reply
  6. Teoreurn

    lokakuu 2, 2020 at 02:45

    finasteride 1 mg coupon

    Reply
  7. Kiareurn

    lokakuu 2, 2020 at 02:57

    ampicillin 5g

    Reply
  8. https://nancymarkle.com

    lokakuu 2, 2020 at 08:57

    What a material of un-ambiguity and preserveness of valuable knowledge
    about unexpected feelings.

    Reply
  9. Lisareurn

    lokakuu 2, 2020 at 10:37

    finasteride 1mg for sale

    Reply
  10. Amyreurn

    lokakuu 2, 2020 at 18:48

    strattera no prescription

    Reply
  11. Lisareurn

    lokakuu 3, 2020 at 16:22

    buy clopidogrel 75 mg uk

    Reply
  12. Teoreurn

    lokakuu 3, 2020 at 19:31

    diclofenac 75 mg pill

    Reply
  13. Kiareurn

    lokakuu 4, 2020 at 00:29

    suhagra tablet price india

    Reply
  14. Amyreurn

    lokakuu 4, 2020 at 09:39

    buy cephalexin online canada

    Reply
  15. Kiareurn

    lokakuu 4, 2020 at 13:39

    quineprox 200 mg

    Reply
  16. Lisareurn

    lokakuu 5, 2020 at 11:03

    18384707 prazosin

    Reply
  17. Teoreurn

    lokakuu 5, 2020 at 13:02

    voltaren gel 20g

    Reply
  18. Lisareurn

    lokakuu 5, 2020 at 13:51

    dapoxetine 30mg price

    Reply
  19. Wimreurn

    lokakuu 5, 2020 at 23:36

    viagra cost uk

    Reply
  20. Kiareurn

    lokakuu 6, 2020 at 06:17

    fluoxetine 60 mg coupon

    Reply
  21. Amyreurn

    lokakuu 6, 2020 at 15:01

    zyban 150 mg price

    Reply
  22. Wimreurn

    lokakuu 6, 2020 at 20:23

    baclofen tab 20mg

    Reply
  23. Kiareurn

    lokakuu 6, 2020 at 20:35

    viagra medicine

    Reply
  24. Wimreurn

    lokakuu 6, 2020 at 22:18

    where can you buy antabuse

    Reply
  25. Lisareurn

    lokakuu 7, 2020 at 04:41

    suhagra 25 mg tablet price

    Reply
  26. Amyreurn

    lokakuu 7, 2020 at 07:18

    lopressor 100 mg tab

    Reply
  27. Amyreurn

    lokakuu 7, 2020 at 22:55

    antabuse medicine

    Reply
  28. Teoreurn

    lokakuu 8, 2020 at 02:18

    fluoxetine 20mg cost

    Reply
  29. Lisareurn

    lokakuu 8, 2020 at 04:14

    buy suhagra 100mg online

    Reply
  30. Wimreurn

    lokakuu 8, 2020 at 15:20

    priligy usa

    Reply
  31. Teoreurn

    lokakuu 8, 2020 at 23:05

    lopressor tabs

    Reply
  32. coin master free spins

    lokakuu 9, 2020 at 11:33

    Wow that was strange. I just wrote an incredibly long comment but after I clicked submit my comment didn’t show up.

    Grrrr… well I’m not writing all that over again. Anyways, just wanted to say fantastic blog!

    Reply
  33. Wimreurn

    lokakuu 9, 2020 at 18:04

    cheap levitra pills

    Reply
  34. Kiareurn

    lokakuu 9, 2020 at 19:30

    suhagra 50 mg tablet

    Reply
  35. Amyreurn

    lokakuu 9, 2020 at 19:43

    vardenafil tablets 20 mg price

    Reply
  36. Amyreurn

    lokakuu 11, 2020 at 00:52

    sildenafil female

    Reply
  37. Amyreurn

    lokakuu 11, 2020 at 02:03

    motrin 3

    Reply
  38. Payday Express

    lokakuu 11, 2020 at 19:45

    low rate personal loans

    Reply
  39. Kiareurn

    lokakuu 12, 2020 at 06:11

    cost of zofran 4mg

    Reply
  40. Direct Lenders

    lokakuu 12, 2020 at 12:04

    cash advance usa

    Reply
  41. Lisareurn

    lokakuu 12, 2020 at 13:31

    plaquenil tabs

    Reply
  42. Kiareurn

    lokakuu 12, 2020 at 20:48

    tadalafil 20 mg chewable

    Reply
  43. Loans

    lokakuu 12, 2020 at 21:13

    best credit

    Reply
  44. Amyreurn

    lokakuu 12, 2020 at 23:35

    where to buy dapoxetine in india

    Reply

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *