Excel-tiedoston suunnittelu helpottaa elämää

Tiivistelmä

Excel-tiedosto kannattaa aina suunnitella ennen työn aloittamista, jotta työskentely on alusta asti tehokasta ja johdonmukaista. Huomioitavia asioita ennen hihojen käärimistä ovat:

  • Aikataulu – paljonko aikaa on käytettävissä aloituksesta virheentarkistukseen?
  • Tarkoitus – millaiseen tarpeeseen tuotos vastaa?
  • Toteutuksen määrittely – mitä tuotoksen tulee pitää sisällään, jotta se on riittävän hyvä?
  • Jalostettavat tiedot – muistiinpanoja, joista kaavat ja taulukot kootaan.

Tässä artikkelissa esitellään helppo ja käyttökelpoinen Excel-suunnitteludokumentti (PDF), joka on tarkoitettu kevyeksi lähtökohdaksi tavallisille, muutamassa tunnissa tehtäville Excel-tiedostoille. Pohja voi auttaa alkuun suurempienkin projektien alkukartoituksessa.

Tiedoston suunnittelun lähtökohdat

Lähes kaikki Excelin parissa työskentelevät ihmiset – allekirjoittanut mukaan lukien – sortuvat aika ajoin yhteen toimistotyön perisynneistä: toiminnan aloittamiseen ilman minkäänlaista konkreettista suunnitelmaa. Seurauksena on usein paljon toiveikasta puuhastelua, mitättömiin yksityiskohtiin keskittymistä ja ikuisuuksiin venyviä deadlineja. Vaihtoehtoja kuitenkin on, ja kevyelläkin suunnitelmalla voidaan saada toiminta alusta asti määrätietoiseksi ja tarkoituksenmukaiseksi.

Miten voidaan määritellä riittävän hyvä suunnitelma? Sen tekemisen pitää ensinnäkin olla vaivatonta ja sujuvaa, jotta sen oikeasti haluaa tehdä ennen Exceliin koskemista. Suunnitelman pitää olla riittävän kattava ja tiivis, jotta siitä on oikeasti hyötyä varsinaista toteutusta tehdessä. Sen tulisi toimia luontevana siirtymänä ajatusvaiheesta toteutusvaiheeseen, jotta se auttaa yli stressaavien aloittamisvaikeuksien. Suunnitelman pitää myös olla riittävän selkeä toimiakseen tehokkaana kommunikointivälineenä, jotta sen avulla on mahdollista delegoida työ eteenpäin.

Näiden määritelmien puitteissa syntyi printattava Excel-suunnitteludokumentti (PDF) luontevaksi lähtökohdaksi kaikenlaiseen Excel-työskentelyyn. Dokumentin on tarkoitus olla suurin piirtein kahvimukillisen aikana täytettävä joko yksin tai työparin kanssa, jolloin sen äärestä on helppo siirtyä koneelle tekemään varsinaista tuotosta. Suunnitelmassa kerätään kompaktisti ylös vain sellaisia tietoja, jotka on järkevää selvittää työn tueksi ennen Excelin avaamista.

Aikataulu

Alussa on hyvä aina etukäteen selvittää ja kirjata ylös projektiin käytettävissä oleva aika, sillä tuntematonta kelloa vastaan käyminen on kuin katsoisi kauhuleffaa: näkymätön uhka hengittää koko ajan niskaan. Jos aikataulu ei ole kovin hyvin tiedossa tai tekijä ei pysty suhteuttamaan aikaansaannoksiaan jäljellä olevaan aikaan, kasvaa projektin myöhästymisriskit tarpeettoman paljon. Aikataulussa tulee huomioida myös uusien asioiden opetteluun kuluva aika, tiedoston testaus ja virheenkorjaus, jotka monimutkaisissa projekteissa voivat viedä jopa puolet koko työskentelyajasta.

Mikäli toteutuksen hoitaa joku muu kuin suunnittelija itse, on deadlinen saattaminen tekijän tietoon yleensä kriittisen tärkeää. Aikataulu kirjataan ylös heti suunnitelman ensimmäisessä kohdassa, jottei se vahingossakaan unohdu. Samalla suunnittelija voi päästä käsitykseen siitä, millaista suoritusta hän on vaatimassa tekijältä, ja onko aikataulu edes mahdollinen tekijän muiden työtehtävien lomassa.

Tuotoksen tarkoitus

Suunnitelman toisessa kohdassa määritellään, mihin tarkoitukseen tuotos tulee, eli mitä sillä tulisi lopulta saada aikaan. Onko kyseessä kertakäyttöinen laskentamalli, joka jää vain sisäiseksi muistioksi, vai onko kyseessä monikäyttöinen tarjouspyyntöpohja, jossa ei saa olla ainuttakaan virhettä? Tämä voi tuntua triviaalilta kirjaukselta suunnittelijan rakentaessa tiedoston itse, mutta varsin usein työhön ja yksityiskohtiin upotessa voi unohtua tuotoksen lopullinen tarkoitus. Suunnitelmapaperista on hyvä aina välillä ajatusten tökkiessä kirkastaa mieleen, millaiseen tarpeeseen tiedosto lopulta tulee ja mitä sillä tehdään.

Tuotoksen tarkoituksen määrittelyssä haetaan ennen kaikkea ymmärrystä siitä, miten sen on tarkoitus vastata käyttäjien tarpeisiin. Kuka tiedostoa käyttää ja miksi? Miten tiedoston tulee palvella käyttäjäänsä? Mitä käyttäjiltä voi odottaa tiedoston osalta? Isommissa projekteissa voidaan myös hyvin lyhyesti miettiä, mikä on tuotoksen lopullinen merkitys itselle tai organisaatiolle, sillä kartoitusvaiheessa ei ole lainkaan tavatonta havaita, että todellista tarvetta tuotokselle ei itse asiassa olekaan. Joskus tarve tai ongelma on ratkaistavissa yksinkertaisemmin jollain toisella tavalla tai havaitaan, ettei oikeastaan mitään varsinaista ratkaistavaa ongelmaa olekaan.

Valmiin tuotoksen määrittely

Kun tuotoksen käyttö ja tarkoitus on määritelty, tulee seuraavaksi määritellä varsinainen lopputuote. Tarve voi olla esimerkiksi ”näppärälle vertailulomakkeelle, jolla saadaan helposti selville tarjouskilpailun voittaja”, mutta se ei vielä kerro, millaisista elementeistä tuotos koostuu. Suunnitelmassa tulee määritellä mahdollisimman hyvin ne vaatimukset, joiden täytyttyä tuotos on riittävän hyvä ja tarpeisiin soveltuva.

Lopputuotteelta voidaan esimerkiksi vaatia, että tarjoajien täyttämien vastauslomakkeiden vastaukset pitää olla siirrettävissä suoraan vertailulomakkeelle, ja että vertailun pitää tapahtua täysin automaattisesti. Sisäiseltä seurantatiedostolta taas voidaan vaatia, että siitä saa aina suoraan tulostettua yhdenmukaisia ja selkeitä raportteja. Kaikenlaisissa täytettävissä lomakkeissa voidaan usein vaatia, että lomakkeen täyttäjää opastetaan tietynlaisilla kommenteilla, asettelulla ja väreillä. Määrittelyissä voi mennä syvemmällekin yksityiskohtiin, mutta ei kannata yrittää ennakolta ratkaista sellaisia ongelmia, jotka on järkevämpää kohdata vasta Exceliä työstäessä.

Delegoitaessa tehtävää eteenpäin on erityisen tärkeää, etteivät tehtävän määrittelyt jää pelkiksi suullisiksi ohjeiksi. Tämä asettaa suunnittelijallekin korkeamman vastuun, kun ei voi vain ohimennen esittää ”villejä visioita” ja olettaa tekijän ymmärtävän, mitä lopputuotokselta odotetaan. Selkeä tehtävän määrittely eliminoi epärealistiset toiveet toteutuksesta ja tuo paremman käsityksen siihen, pystyykö tekijän resursseilla saamaan aikaan toivotun tuotoksen annetun aikataulun puitteissa.

Jalostettavia tietoja ja alustavia otsikoita

Viimeinen suunnitelman kohta on tarkoitettu portiksi paperilta Exceliin. Pelkillä tehtävänmäärittelyilläkin pääsee työssä hyvään alkuun, mutta usein on hyvä etukäteen miettiä, mitkä kaikki tiedot tuotoksesta tulisi erityisesti löytyä ja miten niitä tulisi käsitellä. Eri tietojen välille voi myös piirtää nuolia, jotka kertovat tietojen suhteista toisiinsa ja laittaa mukaan muutaman sanan selitteitä avaamaan nuolien merkitystä.

Alustavia sarakeotsikoita ja niihin kirjattavia tietoja kannattaa luonnostella, jotta Exceliä työstäessä voi pitää kirjaa puuttuvista kohdista. Listaa kannattaa myös päivittää työn edetessä aina, kun jotain uutta rakennettavaa ilmenee.

Kaavojenkin rakennetta kannattaa luonnostella tässä osiossa tai paperin kääntöpuolella, jotta Exceliä työstäessä on tukena hahmotelma monimutkaisempien kaavojen toiminnasta. Yksi erinomainen työkalu kaikenlaisten kaavojen suunnitteluun on niin sanotun pseudokoodin kirjoittaminen, joka tarkoittaa kaavojen toiminnan kuvaamista pääasiassa pelkällä suomen kielellä. Pseudokoodin kirjoittamisesta on tulossa myöhemmin artikkeli, jossa tätä niin aloittelijoille kuin ammattilaisille suositeltavaa tehokasta metodia avataan laajemmin.

Ohessa on malliksi noin parissa kymmenessä minuutissa täytetty suunnitelma Työhyvinvoinnin seurannasta, josta tulisi monivuotinen työkalu pienen tai keskisuuren yrityksen tarpeisiin.

Lopuksi

Excel-tiedoston suunnittelun pääasiallinen tarkoitus on saada ajatukset kohdistettua käsillä olevaan tehtävään ilman, että tarvitsee heti avata Exceliä. Varsinkin aloittelijan on mahdollista vähentää Exceliä kohtaan kokemaansa epävarmuutta, kun työskentelyn voi aloittaa tutummin keinoin. Ammattilaispuolella taas suunnittelun avulla voidaan ehkäistä harmillisen yleistä ammattitautia; homma koetaan niin helpoksi, ettei viitsitä käydä määritelmiä tai tarpeita läpi edes muodollisesti ennen sorvin ääreen siirtymistä.

Suunnitelma takaa lopulta myös sen, että tehtyä jälkeä voi verrata johonkin konkreettiseen. Tekijä voi tarkistaa sen avulla tehneensä kaiken tarpeellisen, jolloin suuremmalla todennäköisyydellä työ myös tulee tehtyä riittävän hyvin asiakkaan – sisäisen tai ulkoisen – tarpeisiin.

 


Caduseus Consulting avustaa ja kouluttaa monenlaisissa IT-tarpeissa!

Mikäli Excel-työ takkuilee ja haluatte ammattilaisapua jonkin projektin kanssa, voitte tilata asiantuntijapalvelua hintaan 45 €/h (+ alv). Kaikista toimeksiannoista voidaan antaa myös kiinteähintainen kokonaistarjous.

Katso myös hintalaskuri edullisille tilauskoulutuksille ja tilaa organisaatiollenne suosittu Excel helpoksi työelämässä-koulutus.