Excel-tiedoston suunnittelu helpottaa elämää

Tiivistelmä

Excel-tiedosto kannattaa aina suunnitella ennen työn aloittamista, jotta työskentely on alusta asti tehokasta ja johdonmukaista. Huomioitavia asioita ennen hihojen käärimistä ovat:

  • Aikataulu – paljonko aikaa on käytettävissä aloituksesta virheentarkistukseen?
  • Tarkoitus – millaiseen tarpeeseen tuotos vastaa?
  • Toteutuksen määrittely – mitä tuotoksen tulee pitää sisällään, jotta se on riittävän hyvä?
  • Jalostettavat tiedot – muistiinpanoja, joista kaavat ja taulukot kootaan.

Tässä artikkelissa esitellään helppo ja käyttökelpoinen Excel-suunnitteludokumentti (PDF), joka on tarkoitettu kevyeksi lähtökohdaksi tavallisille, muutamassa tunnissa tehtäville Excel-tiedostoille. Pohja voi auttaa alkuun suurempienkin projektien alkukartoituksessa.

Tiedoston suunnittelun lähtökohdat

Lähes kaikki Excelin parissa työskentelevät ihmiset – allekirjoittanut mukaan lukien – sortuvat aika ajoin yhteen toimistotyön perisynneistä: toiminnan aloittamiseen ilman minkäänlaista konkreettista suunnitelmaa. Seurauksena on usein paljon toiveikasta puuhastelua, mitättömiin yksityiskohtiin keskittymistä ja ikuisuuksiin venyviä deadlineja. Vaihtoehtoja kuitenkin on, ja kevyelläkin suunnitelmalla voidaan saada toiminta alusta asti määrätietoiseksi ja tarkoituksenmukaiseksi.

Miten voidaan määritellä riittävän hyvä suunnitelma? Sen tekemisen pitää ensinnäkin olla vaivatonta ja sujuvaa, jotta sen oikeasti haluaa tehdä ennen Exceliin koskemista. Suunnitelman pitää olla riittävän kattava ja tiivis, jotta siitä on oikeasti hyötyä varsinaista toteutusta tehdessä. Sen tulisi toimia luontevana siirtymänä ajatusvaiheesta toteutusvaiheeseen, jotta se auttaa yli stressaavien aloittamisvaikeuksien. Suunnitelman pitää myös olla riittävän selkeä toimiakseen tehokkaana kommunikointivälineenä, jotta sen avulla on mahdollista delegoida työ eteenpäin.

Näiden määritelmien puitteissa syntyi printattava Excel-suunnitteludokumentti (PDF) luontevaksi lähtökohdaksi kaikenlaiseen Excel-työskentelyyn. Dokumentin on tarkoitus olla suurin piirtein kahvimukillisen aikana täytettävä joko yksin tai työparin kanssa, jolloin sen äärestä on helppo siirtyä koneelle tekemään varsinaista tuotosta. Suunnitelmassa kerätään kompaktisti ylös vain sellaisia tietoja, jotka on järkevää selvittää työn tueksi ennen Excelin avaamista.

Aikataulu

Alussa on hyvä aina etukäteen selvittää ja kirjata ylös projektiin käytettävissä oleva aika, sillä tuntematonta kelloa vastaan käyminen on kuin katsoisi kauhuleffaa: näkymätön uhka hengittää koko ajan niskaan. Jos aikataulu ei ole kovin hyvin tiedossa tai tekijä ei pysty suhteuttamaan aikaansaannoksiaan jäljellä olevaan aikaan, kasvaa projektin myöhästymisriskit tarpeettoman paljon. Aikataulussa tulee huomioida myös uusien asioiden opetteluun kuluva aika, tiedoston testaus ja virheenkorjaus, jotka monimutkaisissa projekteissa voivat viedä jopa puolet koko työskentelyajasta.

Mikäli toteutuksen hoitaa joku muu kuin suunnittelija itse, on deadlinen saattaminen tekijän tietoon yleensä kriittisen tärkeää. Aikataulu kirjataan ylös heti suunnitelman ensimmäisessä kohdassa, jottei se vahingossakaan unohdu. Samalla suunnittelija voi päästä käsitykseen siitä, millaista suoritusta hän on vaatimassa tekijältä, ja onko aikataulu edes mahdollinen tekijän muiden työtehtävien lomassa.

Tuotoksen tarkoitus

Suunnitelman toisessa kohdassa määritellään, mihin tarkoitukseen tuotos tulee, eli mitä sillä tulisi lopulta saada aikaan. Onko kyseessä kertakäyttöinen laskentamalli, joka jää vain sisäiseksi muistioksi, vai onko kyseessä monikäyttöinen tarjouspyyntöpohja, jossa ei saa olla ainuttakaan virhettä? Tämä voi tuntua triviaalilta kirjaukselta suunnittelijan rakentaessa tiedoston itse, mutta varsin usein työhön ja yksityiskohtiin upotessa voi unohtua tuotoksen lopullinen tarkoitus. Suunnitelmapaperista on hyvä aina välillä ajatusten tökkiessä kirkastaa mieleen, millaiseen tarpeeseen tiedosto lopulta tulee ja mitä sillä tehdään.

Tuotoksen tarkoituksen määrittelyssä haetaan ennen kaikkea ymmärrystä siitä, miten sen on tarkoitus vastata käyttäjien tarpeisiin. Kuka tiedostoa käyttää ja miksi? Miten tiedoston tulee palvella käyttäjäänsä? Mitä käyttäjiltä voi odottaa tiedoston osalta? Isommissa projekteissa voidaan myös hyvin lyhyesti miettiä, mikä on tuotoksen lopullinen merkitys itselle tai organisaatiolle, sillä kartoitusvaiheessa ei ole lainkaan tavatonta havaita, että todellista tarvetta tuotokselle ei itse asiassa olekaan. Joskus tarve tai ongelma on ratkaistavissa yksinkertaisemmin jollain toisella tavalla tai havaitaan, ettei oikeastaan mitään varsinaista ratkaistavaa ongelmaa olekaan.

Valmiin tuotoksen määrittely

Kun tuotoksen käyttö ja tarkoitus on määritelty, tulee seuraavaksi määritellä varsinainen lopputuote. Tarve voi olla esimerkiksi ”näppärälle vertailulomakkeelle, jolla saadaan helposti selville tarjouskilpailun voittaja”, mutta se ei vielä kerro, millaisista elementeistä tuotos koostuu. Suunnitelmassa tulee määritellä mahdollisimman hyvin ne vaatimukset, joiden täytyttyä tuotos on riittävän hyvä ja tarpeisiin soveltuva.

Lopputuotteelta voidaan esimerkiksi vaatia, että tarjoajien täyttämien vastauslomakkeiden vastaukset pitää olla siirrettävissä suoraan vertailulomakkeelle, ja että vertailun pitää tapahtua täysin automaattisesti. Sisäiseltä seurantatiedostolta taas voidaan vaatia, että siitä saa aina suoraan tulostettua yhdenmukaisia ja selkeitä raportteja. Kaikenlaisissa täytettävissä lomakkeissa voidaan usein vaatia, että lomakkeen täyttäjää opastetaan tietynlaisilla kommenteilla, asettelulla ja väreillä. Määrittelyissä voi mennä syvemmällekin yksityiskohtiin, mutta ei kannata yrittää ennakolta ratkaista sellaisia ongelmia, jotka on järkevämpää kohdata vasta Exceliä työstäessä.

Delegoitaessa tehtävää eteenpäin on erityisen tärkeää, etteivät tehtävän määrittelyt jää pelkiksi suullisiksi ohjeiksi. Tämä asettaa suunnittelijallekin korkeamman vastuun, kun ei voi vain ohimennen esittää ”villejä visioita” ja olettaa tekijän ymmärtävän, mitä lopputuotokselta odotetaan. Selkeä tehtävän määrittely eliminoi epärealistiset toiveet toteutuksesta ja tuo paremman käsityksen siihen, pystyykö tekijän resursseilla saamaan aikaan toivotun tuotoksen annetun aikataulun puitteissa.

Jalostettavia tietoja ja alustavia otsikoita

Viimeinen suunnitelman kohta on tarkoitettu portiksi paperilta Exceliin. Pelkillä tehtävänmäärittelyilläkin pääsee työssä hyvään alkuun, mutta usein on hyvä etukäteen miettiä, mitkä kaikki tiedot tuotoksesta tulisi erityisesti löytyä ja miten niitä tulisi käsitellä. Eri tietojen välille voi myös piirtää nuolia, jotka kertovat tietojen suhteista toisiinsa ja laittaa mukaan muutaman sanan selitteitä avaamaan nuolien merkitystä.

Alustavia sarakeotsikoita ja niihin kirjattavia tietoja kannattaa luonnostella, jotta Exceliä työstäessä voi pitää kirjaa puuttuvista kohdista. Listaa kannattaa myös päivittää työn edetessä aina, kun jotain uutta rakennettavaa ilmenee.

Kaavojenkin rakennetta kannattaa luonnostella tässä osiossa tai paperin kääntöpuolella, jotta Exceliä työstäessä on tukena hahmotelma monimutkaisempien kaavojen toiminnasta. Yksi erinomainen työkalu kaikenlaisten kaavojen suunnitteluun on niin sanotun pseudokoodin kirjoittaminen, joka tarkoittaa kaavojen toiminnan kuvaamista pääasiassa pelkällä suomen kielellä. Pseudokoodin kirjoittamisesta on tulossa myöhemmin artikkeli, jossa tätä niin aloittelijoille kuin ammattilaisille suositeltavaa tehokasta metodia avataan laajemmin.

Ohessa on malliksi noin parissa kymmenessä minuutissa täytetty suunnitelma Työhyvinvoinnin seurannasta, josta tulisi monivuotinen työkalu pienen tai keskisuuren yrityksen tarpeisiin.

Lopuksi

Excel-tiedoston suunnittelun pääasiallinen tarkoitus on saada ajatukset kohdistettua käsillä olevaan tehtävään ilman, että tarvitsee heti avata Exceliä. Varsinkin aloittelijan on mahdollista vähentää Exceliä kohtaan kokemaansa epävarmuutta, kun työskentelyn voi aloittaa tutummin keinoin. Ammattilaispuolella taas suunnittelun avulla voidaan ehkäistä harmillisen yleistä ammattitautia; homma koetaan niin helpoksi, ettei viitsitä käydä määritelmiä tai tarpeita läpi edes muodollisesti ennen sorvin ääreen siirtymistä.

Suunnitelma takaa lopulta myös sen, että tehtyä jälkeä voi verrata johonkin konkreettiseen. Tekijä voi tarkistaa sen avulla tehneensä kaiken tarpeellisen, jolloin suuremmalla todennäköisyydellä työ myös tulee tehtyä riittävän hyvin asiakkaan – sisäisen tai ulkoisen – tarpeisiin.

 


Caduseus Consulting avustaa ja kouluttaa monenlaisissa IT-tarpeissa!

Mikäli Excel-työ takkuilee ja haluatte ammattilaisapua jonkin projektin kanssa, voitte tilata asiantuntijapalvelua hintaan 45 €/h (+ alv). Kaikista toimeksiannoista voidaan antaa myös kiinteähintainen kokonaistarjous.

Katso myös hintalaskuri edullisille tilauskoulutuksille ja tilaa organisaatiollenne suosittu Excel helpoksi työelämässä-koulutus.


 
 

380 kommenttia.

  1. free v bucks

    elokuu 24, 2020 at 09:22

    Thank you for the auspicious writeup. It in fact was a amusement account it.
    Look advanced to far added agreeable from you! By the way, how can we communicate?

    Reply
  2. pokemon go pokemon hack

    elokuu 29, 2020 at 18:05

    Pretty nice post. I just stumbled upon your blog and wanted to say
    that I’ve really enjoyed browsing your blog posts.

    After all I will be subscribing to your feed and I hope you write again very
    soon!

    Reply
  3. psn free codes

    elokuu 31, 2020 at 09:49

    I got this web page from my friend who informed me about this web site and at the moment this time I am visiting this website and
    reading very informative articles at this place.

    Reply
  4. coinmaster free spins

    elokuu 31, 2020 at 12:17

    Amazing! Its genuinely awesome paragraph, I have got much clear idea on the topic of from this paragraph.

    Reply
  5. get free robux fast

    elokuu 31, 2020 at 13:23

    I all the time used to study post in news papers but now as
    I am a user of net so from now I am using net for articles
    or reviews, thanks to web.

    Reply
  6. brawl stars hack

    elokuu 31, 2020 at 13:51

    It’s a shame you don’t have a donate button! I’d without
    a doubt donate to this fantastic blog! I guess for now i’ll
    settle for bookmarking and adding your RSS feed to my Google account.
    I look forward to new updates and will share this site with
    my Facebook group. Talk soon!

    Reply
  7. coin master spin

    syyskuu 6, 2020 at 22:34

    I think the admin of this site is actually working hard in support of
    his web site, because here every data is quality based material.

    Reply
  8. free coinmaster spins

    syyskuu 11, 2020 at 03:19

    Greetings! I know this is kinda off topic nevertheless I’d figured I’d ask.
    Would you be interested in trading links or maybe guest authoring a blog
    article or vice-versa? My site covers a lot of the same subjects as yours and I feel we could
    greatly benefit from each other. If you might be interested
    feel free to shoot me an email. I look forward to hearing
    from you! Awesome blog by the way!

    Reply
  9. free coinmaster spins

    syyskuu 11, 2020 at 03:25

    Asking questions are in fact pleasant thing if you are not understanding something totally,
    however this paragraph provides nice understanding even.

    Reply
  10. free coinmaster spins

    syyskuu 11, 2020 at 03:32

    Hello it’s me, I am also visiting this site on a regular basis, this website is really pleasant and the
    viewers are really sharing nice thoughts.

    Reply
  11. free coin master spins

    syyskuu 11, 2020 at 04:05

    I’m not that much of a online reader to be honest but your blogs really
    nice, keep it up! I’ll go ahead and bookmark your website to come back later.
    Many thanks

    Reply
  12. coin master free spins

    syyskuu 11, 2020 at 04:21

    Yes! Finally someone writes about free coin master spins.

    Reply
  13. free spins coin master

    syyskuu 11, 2020 at 04:30

    Thanks for sharing such a fastidious thought, post
    is pleasant, thats why i have read it entirely

    Reply
  14. free coinmaster spins

    syyskuu 11, 2020 at 05:14

    Wow! This blog looks just like my old one! It’s on a completely different subject but it has pretty much the
    same layout and design. Great choice of colors!

    Reply
  15. free coin master spins

    syyskuu 11, 2020 at 16:04

    I was curious if you ever considered changing the layout of your website?
    Its very well written; I love what youve got to say. But maybe you could a little more in the
    way of content so people could connect with it better. Youve got an awful lot of text for only having 1 or 2 pictures.
    Maybe you could space it out better?

    Reply
  16. free coinmaster spins

    syyskuu 11, 2020 at 17:04

    Hey there! I’m at work browsing your blog from my new
    iphone 4! Just wanted to say I love reading
    your blog and look forward to all your posts! Keep up the excellent work!

    Reply
  17. free coin master spins

    syyskuu 11, 2020 at 19:08

    Thanks a bunch for sharing this with all folks you really realize what you are talking about!

    Bookmarked. Please additionally discuss with my site =).

    We will have a link trade arrangement among us

    Reply
  18. netflix account generator free

    syyskuu 15, 2020 at 16:03

    magnificent points altogether, you just gained a new reader.
    What may you suggest in regards to your publish that you simply
    made a few days ago? Any certain?

    Reply
  19. bingo blitz free credits

    syyskuu 16, 2020 at 07:17

    I really like your blog.. very nice colors & theme.
    Did you make this website yourself or did you hire someone to do it for you?
    Plz respond as I’m looking to design my own blog and would like to know where u got this from.

    appreciate it

    Reply
  20. free robux generator

    syyskuu 16, 2020 at 09:22

    I loved as much as you will receive carried out right here.
    The sketch is attractive, your authored subject matter stylish.

    nonetheless, you command get got an impatience over that
    you wish be delivering the following. unwell unquestionably come more formerly again as exactly
    the same nearly a lot often inside case you shield this hike.

    Reply
  21. free v bucks generator

    syyskuu 16, 2020 at 09:55

    This site was… how do you say it? Relevant!!
    Finally I have found something that helped me. Appreciate it!

    Reply
  22. buy hacklinks

    syyskuu 16, 2020 at 23:13

    piconluk

    Reply
  23. livestream roy jones vs mike tyson

    syyskuu 17, 2020 at 16:33

    I’m curious to find out what blog system you’re utilizing?
    I’m experiencing some minor security issues with my latest blog and I’d like to find something more secure.
    Do you have any solutions?

    Reply
  24. free robux generator

    syyskuu 18, 2020 at 23:51

    Undeniably believe that which you stated. Your favorite reason appeared to
    be on the web the easiest thing to be aware of.
    I say to you, I certainly get annoyed while people think
    about worries that they plainly do not know about. You managed
    to hit the nail upon the top as well as defined out the whole thing without having side effect ,
    people can take a signal. Will likely be back to get more.

    Thanks

    Reply
  25. mike tyson vs roy jones jr livestream

    syyskuu 23, 2020 at 03:37

    you are actually a good webmaster. The site loading velocity is incredible.
    It kind of feels that you’re doing any distinctive trick.
    In addition, The contents are masterwork. you have performed a great task on this topic!

    Reply
  26. Ben Cucure

    syyskuu 24, 2020 at 03:52

    This is a terribly gentlemanly post. Thankyou for posting this remarkable article.

    xbody

    Reply
  27. netflix account generator

    syyskuu 25, 2020 at 03:46

    This design is spectacular! You obviously know how to
    keep a reader entertained. Between your wit and your videos, I was almost moved to start my own blog (well, almost…HaHa!) Wonderful job.

    I really loved what you had to say, and more
    than that, how you presented it. Too cool!

    Reply
  28. free steam wallet codes generator

    syyskuu 25, 2020 at 04:48

    When I originally commented I seem to have clicked on the -Notify me when new
    comments are added- checkbox and from now on whenever a comment is
    added I get 4 emails with the same comment. Is there a way you are
    able to remove me from that service? Thank you!

    Reply
  29. free itunes codes

    syyskuu 25, 2020 at 06:32

    What’s up, I want to subscribe for this web site to get most recent updates,
    so where can i do it please assist.

    Reply
  30. free vbucks

    syyskuu 25, 2020 at 07:29

    What’s up to all, the contents existing at this website are genuinely remarkable for people knowledge, well, keep up the nice
    work fellows.

    Reply
  31. free robux generator

    syyskuu 25, 2020 at 07:33

    Hello there! Do you know if they make any plugins to safeguard against hackers?

    I’m kinda paranoid about losing everything I’ve worked
    hard on. Any recommendations?

    Reply
  32. coin master free spins

    syyskuu 25, 2020 at 07:44

    Hi there! I simply want to offer you a huge thumbs up for the great info you have here on this post.
    I am coming back to your web site for more soon.

    Reply
  33. free psn codes

    syyskuu 25, 2020 at 08:13

    magnificent publish, very informative. I’m wondering
    why the other experts of this sector don’t realize this.
    You must continue your writing. I am sure, you have a huge readers’ base already!

    Reply
  34. fortnite account generator

    syyskuu 25, 2020 at 09:08

    Hey! I realize this is somewhat off-topic however I had to ask.
    Does managing a well-established website such as yours require a massive amount work?

    I am brand new to running a blog however I do write in my diary everyday.
    I’d like to start a blog so I can share my experience and views online.

    Please let me know if you have any kind of recommendations
    or tips for new aspiring blog owners. Thankyou!

    Reply
  35. free amazon gift card generator

    syyskuu 25, 2020 at 11:59

    Hey very nice blog!

    Reply
  36. free robux

    syyskuu 26, 2020 at 20:57

    Why viewers still use to read news papers when in this technological globe everything is accessible on net?

    Reply
  37. Lisareurn

    syyskuu 26, 2020 at 22:04

    buy real viagra online in india

    Reply
  38. Amyreurn

    syyskuu 27, 2020 at 20:27

    citalopram 40mg tablets

    Reply
  39. fortnite skins generator

    syyskuu 27, 2020 at 23:57

    I have read so many articles about the blogger lovers except this article is actually a pleasant post, keep it up.

    Reply
  40. Teoreurn

    syyskuu 28, 2020 at 08:34

    cymbalta 2018

    Reply
  41. fortnite v bucks generator

    syyskuu 28, 2020 at 13:21

    I visited many web pages however the audio quality for audio songs existing at this web page is genuinely wonderful.|

    Reply
  42. Lisareurn

    syyskuu 28, 2020 at 18:42

    cheapest generic sildalis

    Reply
  43. Wimreurn

    syyskuu 28, 2020 at 19:24

    buy augmentin online usa

    Reply
  44. Kiareurn

    syyskuu 28, 2020 at 21:47

    generic viagra professional

    Reply
  45. Amyreurn

    syyskuu 29, 2020 at 06:53

    generic arimidex

    Reply
  46. Wimreurn

    syyskuu 29, 2020 at 16:30

    buy propecia canada

    Reply
  47. Amyreurn

    syyskuu 29, 2020 at 17:40

    plaquenil 0.2

    Reply

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *